Microsoft OneNote: Save Notes

Analyysin teki Appwesome

Kun muistiinpanoja kertyy työhön, opiskeluun ja arjen pikkuasioihin, tärkeintä ei ole vain saada niitä talteen vaan löytää ne myöhemmin. Minä käytän Microsoft OneNote: Save Notes -sovellusta digitaalisen muistikirjan tapaan: voin kerätä samaan paikkaan suunnitelmia, luonnoksia ja tarkistuslistoja, mutta ryhmitellä ne niin, etteivät ne huku yhdeksi pitkäksi tekstivirraksi. Se sopii erityisesti ihmiselle, joka ajattelee muistikirjojen ja aihekokonaisuuksien kautta eikä halua joka asialle omaa pientä sovellusta.

Mitä odottaa nopeudelta arjessa

OneNote on Microsoft Corporationin tuottavuussovellus, ja sen perusidea on helppo ymmärtää heti: muistikirja jakautuu osioihin ja sivuihin. Tavallisen tekstimuistiinpanon aloittaminen on suoraviivaista, eikä käyttö vaadi monimutkaista järjestelmää ennen kuin pääsee kirjoittamaan. Kun avaan sovelluksen vain lisätäkseni ostoslistaan yhden asian tai kirjatakseni ajatuksen talteen, en halua ensin päättää monesta asetuksesta. Tässä tuttu muistikirjarakenne pitää aloituskynnyksen matalana.

Nopeus tuntuu kuitenkin erilaiselta sen mukaan, mitä on tekemässä. Lyhyt muistiinpano on kevyt tehtävä, mutta runsaita osioita ja sivuja sisältävän kokonaisuuden selaaminen vaatii hieman enemmän huomiota: on muistettava, mihin muistikirjaan ja osioon asia kuuluu. Siksi suosittelen nimeämään osiot selkeästi jo alussa. Esimerkiksi ”Koti”, ”Työ” ja ”Opinnot” ovat käytännössä hyödyllisempiä kuin epämääräiset otsikot, joiden merkityksen vain itse muistaa tänään.

Kun muistikirja kasvaa

Sovelluksen vahvuus tulee näkyviin, kun samaan projektiin kertyy monenlaista aineistoa. Voin pitää yhdellä sivulla kokousmuistiinpanot, toisella tehtäväluonnoksen ja kolmannella myöhemmin tarkistettavat asiat ilman, että kaikki täytyy kirjoittaa samaan tiedostoon. Kuvien ja äänitallenteiden käyttö laajentaa tätä tapaa työskennellä: sivu voi olla muutakin kuin siistiä, peräkkäistä tekstiä. Se sopii hyvin esimerkiksi luennon tai ideointipalaverin muistiinpanoihin, joissa kaikkea ei ehdi muotoilla heti valmiiksi.

Tässä vapaudessa on myös vaihtokauppa. Sivulle voi kerätä sisältöä joustavasti, mutta jos lisään aineistoa ajattelematta sen rakennetta, löydettävyys heikkenee. Minusta hyvä käytäntö on päättää yksi muistikirja yhtä laajaa kokonaisuutta varten ja tehdä sen alle vain aidosti tarpeelliset osiot. Pitkän projektin kohdalla sivun otsikossa kannattaa kertoa aihe ja tarvittaessa ajankohta, jotta myöhemmin ei tarvitse avata useita samannimisiä sivuja arvaillen. Tämä pieni rutiini auttaa enemmän kuin jatkuva järjestelmän uudelleenrakentaminen.

OneNoten voi arvioida laajasta käyttäjäkunnasta, mutta suosio ei yksin ratkaise, sopiiko sen rakenne minulle. Sovelluksella on 4,6 tähden keskiarvo 1,5 miljoonasta arviosta, ja sitä on asennettu yli miljardi kertaa. Nämä luvut kertovat, että kyse ei ole harvinaisesta kokeilusta, mutta oma kokemus riippuu silti siitä, haluanko vapaan muistikirjan vai hyvin rajatun, nopeasti silmäiltävän tehtävälistan.

Luotettavuus ja laitteiden välinen työ

Kun kirjoitan puhelimella ja jatkan myöhemmin toisella laitteella, muistiinpanojen synkronointi on yksi käytön keskeisistä eduista. Se tekee sovelluksesta järkevän valinnan ihmiselle, joka ei halua pitää työasioita vain yhdessä laitteessa. Jaetun muistikirjan avulla myös toinen ihminen voi osallistua samaan kokonaisuuteen, mikä sopii esimerkiksi yhteisen suunnitelman tai työlistan käsittelyyn. Käytännössä yhteistyö toimii parhaiten, kun sivujen nimet ja osiot ovat kaikille ymmärrettäviä eikä muistikirja ole yhden henkilön salakielinen arkisto.

Synkronointi ei silti poista tarvetta harkita, miten tärkeät asiat tallennan. Jos olen tekemässä kiireellistä muutosta ja siirtymässä heti toiseen laitteeseen, annan sovellukselle hetken aikaa hoitaa päivityksen ennen kuin oletan kaiken olevan jo näkyvissä kaikkialla. Tämä on yleinen järkevä tapa käyttää laitteiden välillä toimivaa muistipalvelua: en rakenna kiireellistä työnkulkua sen varaan, että jokainen muutos ilmestyy silmänräpäyksessä. Erityisen tärkeät tiedot kannattaa myös nimetä ja sijoittaa niin, että löydän ne ilman pitkää selaamista.

Arjen tilanteessa voin esimerkiksi kirjata puhelimella kauppareissua varten tarvittavat asiat, lisätä samalla kuvan tuotteesta ja palata myöhemmin kotona pidempään suunnitelmaan toisella laitteella. Työpäivän aikana taas voin kirjoittaa kokouksessa raakamuistiinpanoja ja järjestellä niitä rauhassa myöhemmin. OneNote toimii tällaisessa käytössä paremmin kuin irralliset paperilaput, koska sisältö pysyy muistikirjan, osion ja sivun muodostamassa kokonaisuudessa. Se ei kuitenkaan päätä puolestani, mikä on tärkeää; selkeä otsikointi ja oma arkistointitapa ovat edelleen käyttäjän vastuulla.

Puhelimen rajat ja vaihtoehdot

Puhelimella pitkän tekstin kirjoittaminen ja monen sivun järjestely eivät aina ole yhtä mukavia kuin suuremmalla näytöllä. OneNote on saatavilla Androidille ja iOS:lle, joten sen voi ottaa mukaan eri mobiilikäyttöön, mutta sovelluksen joustava sivurakenne ei tee pienestä näytöstä automaattisesti parasta paikkaa laajan aineiston siivoamiseen. Minä käyttäisin puhelinta nopeaan kirjaamiseen, kuvan tai äänimuistiinpanon lisäämiseen ja tärkeän tiedon tarkistamiseen. Kun pitää nimetä osioita tai järjestellä isompaa kokonaisuutta, rauhallisempi hetki ja suurempi näyttö voivat tuntua luontevammilta.

Jos haluan vain yhden tehtävälistan, hyvin pelkistetty muistiosovellus voi olla nopeampi: avaan listan ja rastitan asian ilman muistikirjojen välistä navigointia. Jos taas tarvitsen eri aiheille omat kokonaisuudet ja haluan yhdistellä tekstiä, kuvia sekä äänitallenteita, OneNoten rakenne tarjoaa enemmän liikkumavaraa. Vertailu kannattaa tehdä oman käyttötavan perusteella eikä ominaisuuksien määrän perusteella. Kaikkea ei tarvitse siirtää OneNoteen; esimerkiksi yksinkertainen, päivittäin käytettävä lista voi pysyä erillisessä työkalussa, jos sen löytäminen on siellä nopeampaa.

Myös resurssien kannalta on hyvä pitää odotukset arkisina. En oleta, että runsas muistikirja käyttäytyy kaikissa puhelimissa täsmälleen samalla tavalla, sillä laitteen ja sisällön määrä vaikuttavat käyttötuntumaan. Jos sovellus tuntuu omassa laitteessa raskaalta, ensimmäinen järkevä kokeilu on pitää muistikirjojen rakenne siistinä ja välttää kaiken materiaalin kasaamista yhdelle sivulle. Vastaavasti uuden käyttäjän ei tarvitse aloittaa valtavasta arkistosta: muutamalla selkeällä muistikirjalla pääsee arvioimaan, sopiiko tapa omaan päivään.

Kenelle tämä sopii — ja kenelle ei

Suosittelen OneNotea opiskelijalle, joka haluaa erottaa kurssit omiksi muistikirjoikseen ja kerätä luentojen tekstiä sekä muuta aineistoa samaan paikkaan. Se sopii myös ihmiselle, jonka työpäivä sisältää palavereita, suunnittelua ja keskeneräisiä ideoita, sillä sama rakenne voi seurata asiaa luonnoksesta myöhempään tarkistukseen. Kotona sitä voi käyttää remontin suunnitteluun, matkan ideointiin tai yhteiseen projektimuistikirjaan. Tällaisissa tilanteissa hyöty ei synny siitä, että sovellus tekee suunnitelman valmiiksi, vaan siitä, että siihen voi palata ja jatkaa työtä.

Sen sijaan en valitsisi sitä ensimmäiseksi vaihtoehdoksi, jos haluan vain mahdollisimman nopean tavan tallentaa yksittäisiä rivejä tai jos muistikirjojen, osioiden ja sivujen hierarkia tuntuu tarpeettomalta. Järjestelmä voi myös muuttua omaksi työksi, jos perustan liikaa osioita ja käytän enemmän aikaa niiden ylläpitoon kuin itse asioiden hoitamiseen. Tällöin yksinkertaisempi muistio tai tehtävien hallintaan tehty sovellus voi olla parempi. OneNoten muotoiluominaisuudet ovat hyödyllisiä silloin, kun niillä selkeytän sisältöä; jokaisen muistiinpanon koristelu ei lisää sen arvoa.

Hinta, versio ja ensiaskeleet

Sovellus on maksuton, ja sen ikäluokitus on PEGI 3. Se on julkaistu 7.2.2012, ja nykyinen versio on 16.0.19822.20114. Microsoftin pitkä kokemus näkyy siinä, että kyseessä on vakiintunut tuote, mutta versioluku tai pitkä historia ei yksin kerro, sopiiko sovellus omiin tarpeisiini. Minulle tärkeämpi kysymys on, pystynkö avaamaan sen ja löytämään muistiinpanoni ilman, että joudun ylläpitämään monimutkaista rakennetta.

Aloittaisin yhdellä muistikirjalla ja muutamalla selvästi nimetylle aiheelle tehdyllä osiolla. Kirjoittaisin ensin tavallisia muistiinpanoja ja kokeilisin vasta sitten kuvia, äänitallenteita tai jakamista, jotta näkisin, mitkä työkalut oikeasti helpottavat omaa käyttöä. Jos jaan muistikirjan muiden kanssa, sopisin yhteiset nimeämistavat heti alussa. Näin sisältö ei muutu sekavaksi vain siksi, että jokainen lisää sivuja omalla logiikallaan.

Miksi valita OneNote?

Kun ensimmäistä kertaa latasin Microsoft OneNote: Save Notes, olin hieman skeptinen. Olen kokeillut vaikka minkälaisia muistiinpanosovelluksia, mutta tämä yllätti minut positiivisesti. Ensinnäkin, se on ilmainen ja saatavilla sekä Androidille että iOS:lle, mikä on ehdoton plussa. Lisäksi, sen synkronointi eri laitteiden välillä on sujuvaa kuin mikä. Ei enää turhaa säätöä!

Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä

OneNoten käyttöliittymä on hyvin intuitiivinen. Aloittaessani käytön, minun ei tarvinnut tuhlata aikaa opetteluun tai ohjeiden selailuun. Kaikki löytyy helposti. Voit luoda uusia muistikirjoja, jakaa ne osiin ja lisätä niihin sivuja. Lisäksi, voit käyttää erilaisia työkaluja, kuten korostuksia, kuvia ja jopa äänitallenteita. Tämä tekee sovelluksesta todella monipuolisen.

Muistiinpanojen järjestely

Yksi OneNoten parhaista puolista on sen kyky järjestellä muistiinpanot. Voit esimerkiksi luoda erillisiä muistikirjoja työ- ja henkilökohtaisille asioille. Lisäksi, jokainen muistikirja voi sisältää useita osioita ja sivuja, joten kokonaisuuden hallinta on helppoa. Ei enää irrallisia lappuja tai muistilappuja, jotka katoavat hetken päästä!

Synkronointi ja jakaminen

OneNoten synkronointiominaisuus on vertaansa vailla. Kirjoita muistiinpano puhelimellasi ja löydät sen hetkessä tietokoneeltasi tai tabletistasi. Tämä on mahtavaa, jos olet liikkeellä ja tarvitset pääsyn tärkeisiin tietoihin. Lisäksi, muistiinpanojen jakaminen on helppoa. Voit jakaa muistikirjan kollegoillesi tai ystävillesi ja tehdä yhteistyötä reaaliaikaisesti.

Muotoilu ja mukauttaminen

Minulle on tärkeää, että voin mukauttaa muistiinpanoni juuri sellaisiksi kuin haluan. OneNote tarjoaa tähän monia työkaluja. Voit valita eri värejä, fontteja ja tyylejä, ja näin luoda persoonallisia ja selkeitä muistiinpanoja. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos olet visuaalinen oppija.

Yhteenvetona, voin sanoa, että Microsoft OneNote: Save Notes on muuttanut tapani pitää muistiinpanoja. Se on helppokäyttöinen, monipuolinen ja täysin ilmainen. Jos etsit sovellusta, joka pitää muistiinpanosi järjestyksessä ja tekee elämästäsi hieman helpompaa, suosittelen lämpimästi kokeilemaan tätä. Voit ladata sen suoraan sovelluskaupasta ja aloittaa heti. Et tule pettymään!